직장생활을 좀 더 잘할 수 없을까?(1)

이 고민은 직장생활을 시작한 초년생부터 어느정도 연차가 있는 시니어까지 직장인이라면 공통적으로 갖고 있는 고민이라고 생각한다.

청운의 꿈을 품고 지금 직장에 입사한지도 벌써 2년하고도 반정도가 지났는데, 이제는 어느정도 회사, 부서, 부서 사람들에 대해서 파악이 끝났고, 어떻게하면 내가 부서 내에서 입지를 다지고 나아가 회사에서 자리를 잡을 수 있을지 생각해 볼 시기인 것 같다. 앞으로 나아가기 이전에 한번쯤 멈춰서서 '어떻게하면  좀 더 직장 생활을 효율적이고 길게 할 수 있는지'에 대해 생각해 보던 중, 나와 비슷한 연차를 가진 사람들도 비슷한 고민을 가질 수 있다고 생각이 들었고, 이렇게나마 공유를하면 좋을 것 같아서 오랜만에 글을 적게 됐다.

나의 그리 길지 않은 몇 년 간의 회사생활 경험과 주변의 일 잘 하는 분들의 조언을 정리하다 보니 적지 않은 특징들이 도출되었다.  주니어에서 벗어나 한단계 더 도약하기 위해 업무적으로 필요한 테크니컬 스킬을 연마하여 나의 스페셜티를 쌓는 것도 물론 중요하지만, 여러 사람이 모여 하나의 시스템을 이루는 '회사'에서 인정 받는 것은 그것 외에 뭔가 더 있는 것이 분명하다.

• 직장 내 누군가 요청한 것은 반드시 기한을 지켜라

외국계 회사 다녀본 사람을 잘 알겠지만 회사에서 주로 쓰는 단어가 있는데 Due date 라는 것이다.  주로 제출 기한이라고 표현하는데 은근히 기한 맞추는 것에 중요성을 모르는 사람이 많다. 제출 기한은 반드시 지키자. 기한을 지켜서 당신에게 마이너스가 될 일은 없다. 대신 기한을 지키지 않으면 개인에게 막대한 손해가 생긴다. 이게 눈에 보이지 않지만 누적되면 나를 어느새 바닥권에서 물장구 치고 있게 만들고 더 쌓이면 회사내에서 입지를 좁아지게 만드는 원인이 된다. 기한을 지킨다는 것은 당신이 어떤 일을 해도 책임감 있게 일 처리 한다는 인식을 누구에게나 심어줄 수 있다는  것과 동일하다.  하지만, 어쩔 수 없이 불가피한 상황이나 더 긴급한 상황이 발생해 기한을 지키지 못할 것 같다면 요청자에게 메일 한 줄 적어서 보내라.  그런데 반드시 메일 확인을 하자 마자 보내야 한다. 메일 깔아뭉개고 앉아 있으면서 기한을 지키지 않는 것만큼 상대방에게 큰 실망감을 안겨 주는 것이 없음을 명심하라.

• Due date 이전에 draft 버전을 반드시 요청자에게 보내라

직장내에 각종 보고서는 요청하는 사람도 많고  작성해야 하는 사람도 많다. 특히 당신의 매니저가 요청한 보고서는 반드시 due date 이전에 방향성을 알 수 있도록 draft 버전을 매니저에게 보내서 피드백을 받아 결과물을 도출해야야 한다.  그것이 몇 번이 되어도 상관없다. 미리 제공하지 않고 due date까지 가지고 있다가 완성도 높은 보고서를 한번에 보내야 한다고 생각하는 것은 매우 어리석은 행동이다. 서로의 성향이나 업무를 바라보는 관점이 다를 수 있기 때문에 요청자의 의도를 한번에 파악하는 것은 해변의 모래 위에서 바늘을 찾는것 만큼 어렵다. 그러기에 서로 맞춰가는 프로세스가 반드시 필요하고 이것은 draft버전으로 부터 받은 피드백으로 해결될 수 있다. 만약 한 번에 요청자의 의도에 딱맞는 결과물을 도출해내려다가 요청자의 의도와는 전혀 다른 결과물이 나왔고, over due되었다면? 당신은 돌이킬 수 없는 요단강을 건넜다고 보면 된다. 수시로 draft 버전을 매니저에게 보내서 방향성과 목적, 보고서의 논지를 계속 확인하는 것을 습관화 해야된다. 이를 통해 추후 발생될 많은 문제들을 예방할 수 있는 동시에 매니저가 원하는 보고서를 만들 수 있을 것이다.

• 가장 간단한 일부터 먼저 끝내라. 중요한 일은 간단하지 않다.

메일로 의사결정을 주로하는 회사에 다니다보면 공감하는 전 중 하나는 연차가 늘수록 그에 비례해서 메일의 양도 늘어난다는 점일 것이다. 그런데 어떤 사람은 메일의 양이 많더라도 신속하고 정확하게 업무를 처리해 나갈 수 있다고 말하고 어떤 사람은 메일이 쌓여 업무처리 속도가 늦어 진다고 말한다. 후자의 경우 대부분 일의 중요도를 잘못 설정하여 업무 처리속도를 높이지 못한다. 여기서 짚고 넘어가야할 점이 있다. 직장에서 대부분의 업무 중 정말 '중요'하다고 생각되는 일은 절대 간단하지 않다. 이런 업무는 대게 누군가에게 결과를 받아야 하고 타 부서와 협의하여 원하는 결과를 만들고, 이를 토대로 매니저가 원하는 결과물을 만들어야 하는 등의 복잡한 프로세스를 갖고 있고 절대 빨리 끝나지 않는다.

대부분의 사람들은 중요한 업무가 맡겨지면, 그 일에만 매달리고 가장 간단하게 처리할 수 있는 일들은 무시하고 뒤로 미루는데, 이렇게 미루기 전에 내 입장에서가 아니라 상대방 즉, 메일을 보낸 요청자의 입장이 되어 보자. 요청자의 입장에서 봤을 때 업무의 경중을 떠나서 자기가 요청한 일이 가장 우선적으로 처리되기를 원한다. 하지만 내 입장에서만 판단하여 상대적으로 간단하게 해결할 수 있는 업무이기 떄문에 그 요청에 대한 답변을 뒤로 미루고 중요한 일만 신경 쓰다 보면, 이러한 요청(간단하게 해결할 수 있는 업무)에 대한 답변으르 하는 타이밍을 놓치기 십상이다. 그리고 이를 무시하다 보면 절대 업무의 수가 줄어들지 않을 뿐더러 요청자는 나를 좋게 보지 않을 것이다.

일단 모든 요청 메일이 오면, 상대방이 요청하 바를 빨리 파악하는게 중요하다. 이 중엔 몇 단어 혹은 몇 줄만으로 해결할 수 있는 요청들도 엄청 많다. 반드시 이런 일부터 먼저 끝내라.  진짜 복잡하고 중요한 일이 있더라도 간단한 일의 중요도를 높여서 먼저 처리하면 끊임없이 샘솟는 메일의 늪에서도 경쟁력을 얻을 수 있다.

• 가장 간단한 일을 끝낸 후에는? 매니저 요청이 가장 우선 후에 일의 중요도를 정해라
  

가장 간단한 일을 제일 먼저 처리하고나면 진짜 중요한 업무를 가리고 우선순위를 정해서 처리해야 한다. 그렇다면 그 다음 중요한 일은 무엇일까?  당신의 월급을 좌지우지 할 수 있는 매니저의 요청이다. 매니저가 뭔가 요청을 했는데 답도 없고 결과도 없다. 최악의 상황이 되어 자기가 바쁘다고 due date까지 어긴다면 그 업계에서 계속 직장일을 하지 않겠다는 것과 똑같은 말이다.

• 노츠 폴더를 적극 활용하라. Inbox 메일이 최대 10개가 넘지 않도록 관리하자.

대부분 회사의 모든 업무는 전자메일로 시작되서 전자메일로 끝난다고 해도 과언이 아니다. 우리는 노츠라는 솔루션을 쓰는데, 다른 어떤 사내 메일에도 동일하게 적용할 수 있다. 일단, 노츠를 실행하면  inbox가 열린다. 이 때 열어본 메일은 옅은 검은색, 그렇지 않은 메일은 볼드로 된 검은색으로 구분된다. 그런데 문제는 어느 메일이 중요한지 한눈에 들어오지 않는다 것이다. 아직 주니어 단계인 나도 가끔 메일이 몰리면 정신이 없는데 연차가 쌓여 진짜 메일 더미속에 살아가게 되었을 때 inbox속 메일이 다음 페이지까지 넘어 간다면? 매일 메일이 패닉일 것이다. 메일의 양에 압도되어 정신은 멍해지고, 내용은 눈에 들어 오지도 않고 정리가 전혀 되지 않는 첩첩산중의 상태가 벌어질 수 있다. 애초에 습관을 잘 들여 놓으면 후에 벌어질 불상사를 방지할 수 있을 것이다. 우선 자신이 생각하는 카테고리 별로 폴더를 만든다. 그리고 처리가 완료된 것은 폴더에 넣어버리고 처리되지 못한 메일들만 가능하면 10개 이하로 Inbox에 남기자. 그래야 처리되지 못한 것들이 한눈에 보이고, 쌓이다 못해 넘치는 메일에 대해 빠른 응답을 할 수 있다.

•  회사에 모든 행사에 적극 참여하라

회사엔 업무 이외에도 많은 행사가 있다. 피크닉 가족  행사부터 이벤트 성  체육대회, 아웃팅 등등 매니저 입장에선 무조건 열심히 참여하는 사람이 좋다. 특히 업무의 특성으로 인해 본사에 잘 없거나 외근을 주로하는 경우라면 두말할 필요 없다. 그럴수록 가능한 많이 자주 참여하여 뭐든 열심히 한다는 인식을 심어줘라.

•  출근 시간은 가능한 지키도록 노력하자.

외국계 기업은 로컬 기업에 비하면 정말 출근시간이 유동적이다. 하지만 정해진 출근 시간을 지키는 것은 직장인으로서 기본이다. 내가 출근 시간을 제대로 지켜야 동료 혹은 후배 직원들에게 얘기할 수 있다. 더군다나 나의 매니저가 변경되었을 때 는 좋은 첫인상과 앞으로의 좋은 관계를 위해  반드시 출근 시간은 엄수해야 한다. 계속 되는 지각은 당신에 대한 신뢰에 금을 가게 한다는 사실을 명심해라.

•  급하지 않은 일은 반드시 업무 시간에 요청해라

우리 회사는 업무용 데스크탑 대신에 개인용 노트북을 지급하여 언제 어디서든 업무를 볼 수 있게하는 원격 시스템을 구축해 놨다. 네트워크만 되면 원하는 자리에 앉아서 업무를 할 수 있다는 장점이 있지만, 조금만 더 생각해보면 이 시스템은 업무를 특정된 공간에서 한정된 시간에서 해결하는 것이 아니라 필요하면 퇴근 후에도 이어가기를 원하는 회사의 검은 속뜻이 숨어 있음을 알 수 있다. 이런 시스템을 악용하는 사람들이 종종 있다. 전혀 급하지 않은 일임에도 불구하고 자기가 일을 하고 있다는 핑계로 업무 시간 이외에 전화하는 부류다. 물론 업계 특성상 장애상황이나 정말 급한 일이 발생했다면 이해를 할 수 있다. 하지만 대부분의 업무 시간외에 온 전화는 전혀__ 급한 것이 아니다. 특히 연차가 높은 분들일수록 이런 경향이 있는데, 제발 동료를 배려하는 마음을 갖고, 급하지 않은 것은 메일로 보내거나 내일 업무 시간에 전화하자. 그리고 점심시간도 가능하면 피하자. 다 먹고 살자고 하는 일인데, 서로의 점심시간 만큼은 배려해주는 미덕을 발휘해야 한다.

 

시간이 날 때마다 업데이트를 할 수 있도록해야겠다. 각자 직장생활을 하면서 얻은 노하우를 정리하다보면 진짜 올바른 길을 발견할 수 있지 않을까?