나의 Notion 사용기 - 영업사원이 Notion을 사용하는 방법

Notion이라는 앱에 대해서 알고 계시나요?

Notion 홈페이지 이미지

Notion은 메모 작성, 프로젝트 관리 및 작업 관리를 위한 올인원 소프트웨어 애플리케이션입니다.

저는 업무 생산성 향상을 위해 작년 말부터 사용을 시작했고, 현재까지 매우 만족하면서 사용하고 있습니다.

이번 글은 제가 왜 Notion을 사용하게 되었고, 어떻게 사용하고 있으며, 어떤 점에서 만족하고 있는지에 대해서 얘기하려고 합니다.

시작하기에 앞서,
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Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.

A new tool that blends your everyday work apps into one. It's the all-in-one workspace for you and your team

https://www.notion.so/

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1. 왜 Notion 사용을 고민했나?

업무를 하면서 내부/외부 미팅 내용이나 외근 중 경비 사용 내역, 거래처 데이터베이스 등을 기록하는 데 MS office를 사용했습니다.

문서는 Word, 데이터는 Excel을 주로 사용했죠.

평소 자주 사용하던 SW라 tool 사용 그 자체에는 문제가 없었지만, 기록한 콘텐츠들이 쌓이면서 그리고 업무 특성상 불편한 점들이 계속 발생했습니다.

우선 콘텐츠의 양이 늘면서 자료 분류가 어려웠습니다.

트리 구조로 폴더를 만들어 자료를 분류했으나, 여러 자료를 동시에 찾아봐야 할 때 폴더를 여러 번 왔다 갔다 해야 한다는 점이 불편했고, 거래처별, 월별, 장소별 구분 등 자료를 필터링해서 보기는 불가능했죠.

또한 외근 일정이 자주 있는데, 이동 중 노트북을 사용해 문서를 편집하는 일은 꽤 번거로웠습니다.

개인적인 취향일 수 있지만, MS office의 스마트폰 버전 앱은 사용하기 매우 불편해 사용하고 싶은 생각이 들지 않았고요.

이러한 점을 개선하기 위해 Onenote, Evernote 등 몇 가지 SW를 테스트해 봤는데 아래 3가지 조건을 가장 잘 만족시킨다는 이유로 저는 Notion을 선택했습니다.

a. 직관적이고 사용하기 쉬울 것
b. 많은 자료를 다양한 조건으로 쉽게 분류해서 볼 수 있을 것
c. 이동 간 모바일 디바이스로 문서 확인 및 편집이 용이할 것

 

2. 나는 왜 Notion을 선택하게 되었나?

a) 직관적이고 사용하기 쉬울 것

Notion은 정말 직관적이고 사용이 편했습니다.

물론 초반 적응은 필요합니다. 일반 문서 작성 툴들이 새 글 쓰기를 하면 새하얀 빈 페이지를 띄우는 것과는 다르게, Notion은 다양한 형식의 문서 혹은 데이터베이스 작성을 위해 템플릿을 제공하기 때문입니다.(물론 그냥 빈 페이지를 띄울 수도 있지만)

우측 저 많고도 자유분방한 템플릿들을 보라...

따라서 처음 시작할 때 목적에 맞는 적절한 템플릿을 설정하는 과정이 필요한데 이 과정이 조금 불친절한 편이라고 생각합니다.

다행히도, 처음 Notion을 사용하는 사람들을 위해 Notion 가이드가 준비되어 있습니다. (무려 한글 버전으로!)

가이드가 정말 꼼꼼하게 잘 작성되어 있어 일반적으로 컴퓨터 활용 능력이 있으신 분들은 금방 사용법을 익히실 수 있을 거라고 생각합니다.

템플릿 설정이 끝나기만 하면 문서 작성, 분류 등 필요한 기능이 정말 직관적으로 구현되어 있어 기호에 맞게 자유롭고 편하게 사용할 수 있습니다.

b) 많은 자료를 다양한 조건으로 쉽게 분류해서 볼 수 있을 것

이 점이 Notion의 큰 장점이라고 생각합니다. 아래 사진은 미팅 내용을 정리한 저의 Notion 화면입니다.

보시는 바와 같이 제목, 카테고리, 날짜 등 다양한 조건을 메인에 띄워 쉽게 자료를 찾아볼 수 있습니다.

메인에 표시할 조건은 개인 기호에 맞게 편집도 가능합니다.

또한 조건에 맞게 정렬이나 필터링도 가능합니다.

위 사진처럼 본인이 설정한 다양한 조건들로 필터링, 정렬, 분류가 가능하기 때문에 콘텐츠가 많이 쌓이면 쌓일수록 유용하게 사용할 수 있을 것 같습니다.

c. 이동 간 모바일 디바이스로 문서 확인 및 편집이 용이할 것

Notion mobile App을 활용하여 스마트폰에서도 Notion을 활용할 수 있으며, 문서 수정 시 자동으로 저장되기 때문에 seamless 하게 앱을 사용할 수 있습니다.

물론 편의성의 경우 개인 취향을 많이 타기는 하지만, 애초에 화면이 매우 가볍고 직관적이기 때문에 개인적으로 모바일 사용이 매우 편리하다고 느꼈습니다.

결론적으로,

업무용으로 사용하기에 데이터베이스를 입맛에 맞는 다양한 형식으로 편집 가능하고, 가볍고 직관적이며, 스마트폰 등 다양한 기기에서도 사용이 편리하며 PC와 seamless 하게 연동된다는 점에서 Notion은 꽤 좋은 도구인 것 같습니다.

일을 하시면서 업무용 도구와 관련하여 저와 비슷한 고민을 하신 분들이라면, 사용을 적극 추천드리는 바입니다.

어떤 식으로 Notion을 사용하시는지 댓글 남겨주셔도 좋은 참고가 될 것 같아요.