IT 영업인을 위한 공공기관의 입찰 과정 (Bidding Process)

수의계약? 경쟁입찰? 나라장터?
오늘은 공공기관을 상대하는 IT 영업인이라면, 꼭 알아야할 공공기관의 입찰 과정(Bidding Process)에 대해 알아보도록 하겠습니다.

하기 내용은 금일 회사에서 진행한 세션 내용을 토대로, IT벤더사의 시각, 특히 "초심자"의 시각에서 쓰여졌습니다.
사실 이보다도 프로세스가 더 복잡하고 알아야 할 것이 많기 때문에, 지속적으로 원문 업데이트할 예정입니다.

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Photo by Scott Graham on Unsplash

 

공공기관은 가장 복잡하면서도 "정석"인 입찰 프로세스를 가지고 있습니다. 거래 과정의 투명성과 공정성을 보장하기 위해, 수많은 시행착오 끝에 가장 보수적으로 만들어졌기 때문이죠. 이 때문에, 공공기관 프로세스만 잘 익혀놓으면 이를 간소화한 기타 대기업/중소기업과의 계약과정은 보다 이해하기 쉽습니다.

 

1. 구매 프로세스

대략적으로 다음의 프로세스를 따릅니다.
기안부서 (수요부서)->IT기획팀->예산승인->RFP작성->승인->구매팀->조달청/자체입찰/자체입찰 사이트

1. RFP (제안요청서)	2. 입찰공고	3. 입찰	4. 발표/평가	5. 개찰	6. 협상	7. 계약
[기재사항] 구매관리번호 수요기관명 품명, 규격 수량계약 방법 선정 방식 예산/추정가격 입찰일시	공고기간 이후 입찰까지 소요되는 기간 ex. 7일, 10일, 14일, 30일, 45일 (금액에 따라 다름 ex. 80억 이상 = 45일)	제안서 제출 가격 제출	평가진들 대상Presentation	제안접수 + 가격우선협상대상자 선정 (1순위, 2순위 등)	협상에 의한 계약일 경우, 발주사가 협상 진행	모든 협상 완료 후, 계약 체결

* 공공은 예산 승인이 전년도 일어나는 경우가 많음.
  ex. 9월 이전에 예산 올려, 9-10월에 승인 받음. 12월에 예산통과 결정.
* 개찰은 업체들이 제안 가격을 까는 것을 의미함.

 

2. 구매/입찰 종류

1) 조달입찰: 조달청(나라장터) 통해 진행하는 입찰
- 장점: 투명성, 공정성 / 단점: 상대적으로 낮은 전문성, 조달 수수료 있음, 오래 걸림
- 조달청은 100% 외부 전문가 pool 이용하여 적격 심사 진행. (교수진 등)
- 기술/가격 평가 비율에 따라 평가 (덤핑 방지를 위해 9:1이 일반적임)

2) 자체 입찰: 조달청 개입 없이, 수요 기관이 직접 진행하는 입찰
- 장점: 높은 전문성, 기관의 관여도 높아짐, 신속 / 단점: 공정성 떨어질 가능성
- 나라장터에 등록만 하고 전체 계약 과정을 구매 담당자가 직접 진행하거나, 자체 입찰 사이트를 통해 직접 진행하는 공공기관도 있음. (한전, 인천국제공항공사 등)

3) 나라장터 종합 쇼핑몰: 조달청에서 운영하는 쇼핑몰에서 물품을 사고 파는 방식
- 장점: 복잡한 입찰 과정 없이 빠른 시간 내에 구매할 수 있음, 추후 Audit에 대한 면책 있음
- 단점: 물품에 한정됨. 용역 및 대규모 사업은 불가.

 

3. 계약 방법

1) 경쟁계약
A. 일반 경쟁: 불특정 다수의 입찰 희망자를 경쟁입찰에 참가할 수 있도록 하는 가장 기본적인 입찰 방식
B. 제한 경쟁: 특정한 참가자격을 충족한 업체만 참가할 수 있도록 제한하는 방법
C. 지명 경쟁: 기관이 지명한 특정 다수의 업체만 입찰에 참여할 수 있도록 제한하는 방법

2) 수의 계약: 5천만원 이하 소액의 경우, 대한민국에 품목이 유일할 경우, 증설의 경우 등 예외사유에 한해, 경쟁입찰에 부치지 않고 특정 업체를 선정하여 계약 진행.

 

4. 입찰 방식

1) 최저가 입찰: 예정가격 이하의 최저 가격으로 낙찰자 결정 
* 단, 큰 사업에서는 불가. 주로 물품 구매 시 활용

2) 2단계 최저가 입찰: 제안 평가 후 적정 점수 이상 받은 업체들(Pass/Fail) 상대로 개찰하여 최저가 입찰 진행

3) 적격심사 (보통 공사, 용역): 수행능력과 입찰가격 등을 종합 심사하여 일정점수 이상 획득 시 낙찰자 결정
- 회사 신용도, 실적, 가격 적격률 등의 요소들을 평가하여 입찰
- 능력이 부족한 업체가 덤핑 투찰을 통해 낙찰 되는 것 예방
- 적격률은 대부분 80.495%이며, 이 밑으로 쓰면 탈락
- 총 계약 금액에 따라 가격 점수 배점이 바뀜

4) 협상에 의한 계약: 발주사와 제안사가 가격 및 기술 분야에서 우선 협상 대상자를 선정하여, 가격 협상 진행 후 낙찰
- 1순위 협상 대상자와 협상이 결렬된 경우, 2순위 업체와 재협상 (보통 99%는 1순위에서 계약)
- 점수 평가는 요즘 대부분 기술 9: 가격 1로 진행

 

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[참고자료]

- 조달청: www.pps.go.kr/kor/jsp/business/service/contract_way.pps

조달청